Document Controller

De Document Controller zal zich binnen de afdeling Engineering hoofdzakelijk bezig houden met kleine en middelgrote projecten. Hierbij zal hij zorgdragen voor het bijwerken van de juiste technische documenten en het zorgen voor de correcte opslag van (digitale) technische documenten. Daarbij ook het tijdig beschikbaar stellen van deze documenten aan zowel interne klanten als externe partijen. Hierbij volgt de Document Controller de bijbehorende procedures/instructies om een complete en up-to-date documentatie set voor een bepaalde technische equipment te genereren. De Document Controller zal nauw samenwerken met externe enginieering bureau's, project engineers en tekenkamer.

O.a. de volgende taken behoren bij deze functie "Document Controller":

1. Up to date technische documentatie
Op basis van kennis mbt technische documentatie vereisten binnen ZR het mede zorgen voor het bijwerken van alle relevante technische documentatie, voortkomend uit de modificatie van de process installaties, met als doel ten allen tijde een as-built set technische documentatie beschikbaar te hebben.

2. Opslag van technische documenten
Het volgens instructie verzamelen, ordenen, scannen en registreren (voorzien van meta-data) van technische documenten, in een (deels digitaal) archief, zodanig dat de technische documenten in een later stadium in de juiste staat en op tijdige wijze weer beschikbaar gesteld kunnen worden.

3. Ondersteuning projectleiders
Het afstemmen met de projectleider over welke technische documentatie als onderdeel van een aanpassing aan de installatie moet worden bijgewerkt. Het maken van afspraken met de projectleiders t.a.v. aanlever- en afleverdata van documenten en het in overleg bepalen van de juiste pakketnummering en de preparatie van distributielijsten voor de betreffende technische documenten.

4. Proces- en kwaliteitsbewaking
Het opvolgen van de tijdige aanlevering van juiste documenten door de projectleiders binnen de afdeling Engineering, volgens de eerder gemaakte afspraken met de projectleider. Draagt tevens zorg voor controle of de aangeleverde documenten voldoen aan de ZR specificaties voor documenten. Informeert proactief, bij problemen of niet nakomen van afspraken, aan de projectleiders.

5. Zorgdragen voor as-built verwerking
Bepaalt bij de final as-built maken van technische documentatie of dit werk aan derden zal worden
uitbesteedt of dat het intern verzorgd wordt. Verzorgt de voorbereiding van de werkzaamheden van de interne / externe tekenkamer aan de hand van formele opdracht formulieren. Tekent op de final close-out formulier of dat alle relevante technische documentatie is bijgewerkt en gearchiveerd.

6. Reproductie
Verzorgt dat een engineeringpakket op de juiste manier afgedrukt wordt in een geautomatiseerde afdrukstraat ten einde een volledige en geordende distributieset op te leveren.

7. Archivering van technische documenten
Draagt zorg voor het onderhoud van het (deels digitale) archief alsmede het planmatig overzetten van het papieren archief naar een digitaal equivalent, zodanig dat te alle tijde de juiste documenten of de correcte uitleenstatus hiervan, verstrekt kan worden.

8. Ondersteuning gebruikers
Verzorgt de dagelijkse ondersteuning aan interne en externe gebruikers m.b.t. de technische documenten d.m.v. het schriftelijk en telefonische beantwoorden van vragen.

Opmerking: De medewerker zal starten met hoofdzakelijk repro activiteiten en assistentie andere Document Controllers. Afhankelijk van zijn ontwikkeling en ervaring zal deze medewerker na een bepaalde periode als volledig Document Controller worden ingezet.